IT Officer - مسؤول تقنية المعلومات

Job Title: IT Officer Department: Operations Location: Aden Duration of work: The duration of this assignment is five (5) months, starting from June 2026 and ending in October 2026, in accordance with the work schedule and responsibilities outlined in this document. Introduction: A voluntary, non-profit organization established on January 15, 2020, under license No. (427), accredited by the Ministry of Social Affairs and Labor – Republic of Yemen. It was founded by a group of young men and women, as well as community activists in Aden Governorate, driven by their desire to make efforts and take initiatives to strengthen social cohesion, achieve stability, promote justice, and spread the principles of citizenship and participation. ________________________________________ Job Purpose: The IT Officer provides support to end-users, internal users, or partners. Serves as the first line of support for the end user on issues related to desktop computers, laptops, printers, servers, network connectivity and remote access. Simulates or recreates a process to resolve operating difficulties and may interact with network services, software systems engineering, and/or applications development to restore service and/or identify and correct core problems. ________________________________________ Key Responsibilities: 1. Provide technical support for computer hardware, software, printers, applications, operating systems, servers, and network devices. 2. Ensure regular (weekly) updates of antivirus software on servers and end-user devices. 3. Install and configure software applications on organizational computers as required. 4. Apply working knowledge of various technologies to effectively support end users. 5. Configure, maintain, and troubleshoot IT infrastructure including servers, routers, switches, wireless access points, and firewalls. 6. Coordinate and manage third-party vendors and service providers, ensuring service quality meets organizational standards and service level expectations. 7. Ensure optimal performance and availability of all IT equipment, end-user devices, and computing environments. 8. Provide timely support aligned with organizational priorities and ensure rapid resolution of incidents. 9. Track, monitor, and report on the progress of all IT incidents and requests until closure. 10. Identify, implement, and promote technical and operational best practices. 11. Deliver training and guidance to staff on newly implemented technologies and systems. 12. Support the review and enforcement of IT policies and standard operating procedures (SOPs). 13. Advise management on IT-related matters including budgeting, procurement, strategy, vendor selection, and project implementation. 14. Assist in drafting and updating IT and telecommunications procedures and guidelines. 15. Maintain effective communication and coordination with internal departments, particularly logistics, and across all operational bases. 16. Collect, manage, and centralize IT asset and equipment data across all locations. 17. Monitor and improve IT service quality through appropriate assessment tools and reporting mechanisms. 18. Prepare and submit IT sections of weekly and monthly reports. 19. Maintain detailed records and reports on IT equipment maintenance and status. 20. Manage and maintain SharePoint and other cloud-based systems. 21. Administer Microsoft 365 services, including user account management, email provisioning, and device enrollment via Microsoft Intune. 22. Ensure proper operation of NAS systems and maintain regular check data backups for staff. 23. Assist in the setup, installation, and configuration of computers, printers, and other IT equipment. 24. Coordinate with external IT service providers for maintenance work and Internet-related issues. 25. Maintain an up-to-date inventory record of IT assets, including computers, printers, accessories, and other equipment. 26. Prepare technical reports or documentation upon request. 27. Ensure the protection of organizational and user data and compliance with data protection and privacy policies. 28. Implement cybersecurity best practices to protect systems, networks, and devices from security threats. 29. Monitor and manage user access privileges to ensure secure use of systems and applications. 30. Contribute to raising employees’ digital security awareness regarding phishing, password hygiene, and safe system usage. 31. Ensure the secure handling of backups and sensitive data in accordance with organizational policies and compliance requirements. 32. Perform any other tasks assigned by the direct officer. Qualifications, Experience, and Skills: Bachelor’s degree in information technology, Computer Science, Network Engineering, or a related field. Minimum of 3–5 years of experience in IT support, systems administration, infrastructure, and networking. Hands-on experience managing Microsoft 365, Microsoft Intune, and SharePoint environments. Solid knowledge of network administration, servers, routers, switches, wireless access points, and firewalls. Experience with backup management, Network Attached Storage (NAS), and data protection solutions. Strong understanding of cybersecurity principles, data protection, and access control management. Proven ability to troubleshoot technical issues and provide efficient end-user support. Experience in managing external vendors and overseeing IT service delivery. Strong skills in technical documentation and report preparation. Excellent communication skills with the ability to train and support users effectively. Proficiency in English (written and spoken). Ability to work under pressure, manage multiple tasks, and prioritize effectively. Preferred (Plus): Professional certifications such as Microsoft 365, CCNA, or CompTIA Network+/Security+. المسمى الوظيفي: مسؤول تقنية المعلومات القسم: العمليات الموقع: عدن مدة العمل: خمسة (5) أشهر، تبدأ من يونيو 2026 وتنتهي في أكتوبر 2026، وذلك وفقًا لجدول العمل والمهام المحددة في هذه الوثيقة.. ________________________________________ مقدمة: مؤسسة طوعية غير ربحية تأسست في 15 يناير 2020م بترخيص رقم (427) معتمد من وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل- الجمهورية اليمنية. أسسها مجموعة من الشباب والشابات والناشطين والناشطات المجتمعيين في محافظة عدن، رغبة منهم في بذل الجهود والمساعي نحو تعزيز تماسك المجتمع وتحقيق الاستقرار وتجذير العدالة ونشر مبادئ المواطنة والمشاركة. الهدف من الوظيفة: يقدم مسؤول تقنية المعلومات الدعم للمستخدمين النهائيين والداخليين والشركاء، ويُعد خط الدعم الأول في التعامل مع المشكلات المتعلقة بأجهزة الحاسوب المكتبية والمحمولة والطابعات والخوادم واتصال الشبكة والوصول عن بُعد. يقوم بمحاكاة أو إعادة إنشاء العمليات لحل صعوبات التشغيل، وقد يتفاعل مع خدمات الشبكة، وهندسة أنظمة البرمجيات، و/أو تطوير التطبيقات لاستعادة الخدمة و/أو تحديد المشكلات الأساسية وتصحيحها. ________________________________________ المسؤوليات الرئيسية: 1. تقديم الدعم الفني لأجهزة الكمبيوتر، والبرمجيات، والطابعات، والتطبيقات، وأنظمة التشغيل، والخوادم، وأجهزة الشبكات. 2. ضمان التحديثات المنتظمة (أسبوعيًا) لبرامج مكافحة الفيروسات على الخوادم وأجهزة المستخدمين. 3. تثبيت وتهيئة التطبيقات البرمجية على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالمؤسسة حسب الحاجة. 4. تطبيق المعرفة العملية بمختلف التقنيات لدعم المستخدمين بفعالية. 5. إعداد وصيانة واستكشاف أخطاء البنية التحتية لتقنية المعلومات بما يشمل الخوادم، وأجهزة التوجيه (Routers)، والمحولات (Switches)، ونقاط الوصول اللاسلكية، وجدران الحماية. 6. التنسيق وإدارة الموردين الخارجيين ومقدمي الخدمات، وضمان جودة الخدمة بما يتوافق مع معايير المؤسسة واتفاقيات مستوى الخدمة. 7. ضمان الأداء الأمثل وتوفر جميع معدات تقنية المعلومات وأجهزة المستخدمين وبيئات الحوسبة. 8. تقديم الدعم في الوقت المناسب بما يتماشى مع أولويات المؤسسة وضمان الحل السريع للحوادث. 9. تتبع ومراقبة والإبلاغ عن تقدم جميع الحوادث وطلبات تقنية المعلومات حتى إغلاقها. 10. تحديد وتنفيذ وتعزيز أفضل الممارسات التقنية والتشغيلية. 11. تقديم التدريب والإرشاد للموظفين حول التقنيات والأنظمة الجديدة. 12. دعم مراجعة وتنفيذ سياسات تقنية المعلومات وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs). 13. تقديم المشورة للإدارة بشأن مسائل تقنية المعلومات، بما في ذلك الميزانية، والمشتريات، والاستراتيجية، واختيار الموردين، وتنفيذ المشاريع. 14. المساعدة في إعداد وتحديث إجراءات وإرشادات تقنية المعلومات والاتصالات. 15. الحفاظ على تواصل وتنسيق فعال مع الأقسام الداخلية، خاصة قسم اللوجستيات، وعبر جميع مواقع العمل. 16. جمع وإدارة وتوحيد بيانات أصول ومعدات تقنية المعلومات عبر جميع المواقع. 17. مراقبة وتحسين جودة خدمات تقنية المعلومات من خلال أدوات التقييم وآليات إعداد التقارير المناسبة. 18. إعداد وتقديم أقسام تقنية المعلومات في التقارير الأسبوعية والشهرية. 19. الحفاظ على سجلات وتقارير مفصلة حول صيانة وحالة معدات تقنية المعلومات. 20. إدارة وصيانة SharePoint والأنظمة السحابية الأخرى. 21. إدارة خدمات Microsoft 365، بما في ذلك إدارة حسابات المستخدمين، وتوفير البريد الإلكتروني، وتسجيل الأجهزة عبر Microsoft Intune. 22. ضمان التشغيل السليم لأنظمة التخزين الشبكي (NAS) والحفاظ على عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات بشكل منتظم. 23. المساعدة في إعداد وتركيب وتكوين الحواسيب والطابعات ومعدات تقنية المعلومات الأخرى. 24. التنسيق مع مزودي خدمات تقنية المعلومات الخارجيين لأعمال الصيانة ومشاكل الإنترنت. 25. الحفاظ على سجل محدث لمخزون أصول تقنية المعلومات، بما في ذلك الحواسيب، والطابعات، والملحقات، وغيرها. 26. إعداد تقارير فنية أو توثيق عند الطلب. 27. ضمان حماية بيانات المؤسسة والمستخدمين والالتزام بسياسات حماية البيانات والخصوصية. 28. تطبيق أفضل ممارسات الأمن السيبراني لحماية الأنظمة والشبكات والأجهزة من التهديدات الأمنية. 29. مراقبة وإدارة صلاحيات الوصول للمستخدمين وضمان الاستخدام الآمن للأنظمة والتطبيقات. 30. المساهمة في رفع الوعي الأمني الرقمي للموظفين فيما يتعلق بالتصيد الإلكتروني، وكلمات المرور، والاستخدام الآمن للأنظمة. 31. ضمان التعامل الآمن مع النسخ الاحتياطية والبيانات الحساسة وفق سياسات المؤسسة ومتطلبات الامتثال. 32. تنفيذ اي مهام اخرى يكلف بها المسؤول المباشر. المؤهلات والخبرات والمهارات: شهادة بكالوريوس في تقنية المعلومات، علوم الحاسب، هندسة الشبكات، أو مجال ذي صلة. خبرة لا تقل عن 3–5 سنوات في مجال دعم وإدارة تقنية المعلومات والبنية التحتية والشبكات. خبرة عملية في إدارة أنظمة Microsoft 365، وMicrosoft Intune، وSharePoint. معرفة جيدة بإدارة الشبكات، والخوادم، وأجهزة التوجيه (Routers)، والمحولات (Switches)، ونقاط الوصول اللاسلكية، وجدران الحماية. خبرة في إدارة النسخ الاحتياطي، وأنظمة التخزين الشبكي (NAS)، وحماية البيانات. فهم جيد لمبادئ الأمن السيبراني وحماية البيانات وإدارة صلاحيات الوصول. خبرة في استكشاف الأعطال التقنية وتقديم الدعم الفني للمستخدمين بكفاءة. القدرة على إدارة الموردين الخارجيين ومتابعة الخدمات التقنية. مهارات قوية في إعداد التقارير الفنية والتوثيق. مهارات تواصل ممتازة والقدرة على تدريب ودعم المستخدمين. إجادة اللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة. القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات. يفضل وجود شهادات مهنية مثل Microsoft 365، CCNA، أو CompTIA Network+/Security+ميزة اضافية.