استشاري في تأسيس وتطوير إدارة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم

اسم المشروع: تعزيز الوصول إلى العدالة (المرحلة الثانية) فترة العمل: من 01 اغسطس إلى 30 نوفمبر 2026 موقع المشروع: محافظة عدن وتعز الخدمة المطلوبة: استشاري متخصص في تأسيس وتطوير إدارة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL) مركز العمل: عدن، اليمن أو عن بعد (بناءً على المؤهلات؛ الإقامة في عدن ليست إلزامية) الخلفية تسعى مؤسسة–PASS سلام لمجتمعات مستدامة إلى تعزيز أنظمة الحوكمة المؤسسية ورفع جودة إدارة البرامج والمشاريع من خلال تطوير الإدارة الحالية للمتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL) واستكمال تأسيس أنظمتها وأدواتها بصورة مؤسسية ومنظمة، بما يضمن عمل الإدارة وفق أفضل الممارسات والمعايير الدولية، وتهدف المؤسسة إلى تطوير نظام مؤسسي متكامل لإدارة عمليات المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم، يشمل السياسات والإجراءات والأدلة التشغيلية والنماذج وقواعد البيانات وبناء قدرات الكادر، بما يضمن تحسين جودة تنفيذ المشاريع، وتعزيز اتخاذ القرار المبني على الأدلة، والاستفادة من الدروس المستفادة، والاستجابة لمتطلبات الجهات المانحة، ولتحقيق ذلك، ترغب المؤسسة في التعاقد مع استشاري متخصص يتولى تأسيس الإدارة، وتطوير أنظمتها، ونقل المعرفة لفريق العمل لضمان استدامة الإدارة بعد انتهاء فترة الاستشارة، تأتي الحاجة إلى التعاقد مع استشاري متخصص في المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL) نظرًا لطبيعة مشاريع المؤسسة الحالية، ومنها مشروع العيادة القانونية، الذي يتطلب نظامًا مؤسسيًا واضحًا لإدارة البيانات الحساسة، متابعة المؤشرات، قياس النتائج، توثيق الدروس المستفادة، وتعزيز آليات المساءلة والتغذية الراجعة. الغرض العام استكمال تأسيس وتطوير الإدارة الحالية للمتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم(MEAL)، وبناء الأنظمة والإجراءات والأدوات اللازمة لتشغيلها، وتطوير قدرات فريق العمل، بما يضمن وجود إدارة قادرة على تقديم الدعم الفني للمؤسسة ومشاريعها بصورة مستقلة وفعالة. الأهداف المحددة 1. استكمال تأسيس وتطوير الإدارة الحالية للمتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL)، بما يشمل تقييم الوضع الحالي وتحديد الاحتياجات والفجوات. 2. تطوير الأنظمة والإجراءات المنظمة لعمل الإدارة، وإعداد الأدلة التشغيلية اللازمة لضمان وضوح آليات العمل والمسؤوليات. 3. تطوير وتوحيد النماذج والأدوات والقوالب المؤسسية الخاصة بالمتابعة، والتقييم والمساءلة والتعلم. 4. إنشاء قواعد بيانات متكاملة، وإعداد سياسة واضحة لإدارة البيانات ومشاركتها وحمايتها داخل المؤسسة. 5. مراجعة وتطوير خطة المتابعة والتقييم الخاصة بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة، بما يشمل المؤشرات وأدوات القياس ووسائل التحقق. 6. بناء قدرات فريق العمل من خلال التدريب والإشراف العملي، بما يضمن تمكين الإدارة من العمل بصورة مستقلة بعد انتهاء الاستشارة. نطاق العمل (12 محاور رئيسية) المحور الأول: تقييم الوضع الحالي مراجعة الأدلة والسياسات والنماذج الحالية لإدارة MEAL، وتحليل الفجوات والاحتياجات، مع إعداد تقرير تقييم شامل يتضمن النتائج والتوصيات الفنية. المحور الثاني: هيكلة وإعداد الإدارة مراجعة الهيكل التنظيمي للإدارة وتحديد اختصاصاتها، وإعداد الوصف الوظيفي لكل من (مسؤول MEAL ومساعد MEAL)، مع تحديد المهام الدورية (يومية، أسبوعية، شهرية، سنوية) وإعداد مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات (RACI Matrix) وآلية التنسيق مع الإدارات الأخرى. المحور الثالث: تطوير الأنظمة والإجراءات تشغيلية تطوير الأدوات والأنظمة الأساسية لتشغيل الإدارة: دليل إجراءات التشغيل القياسية (SOPs): يوضح خطوات العمل بالتفصيل، والمسؤوليات، وآليات الاعتماد والمخاطر المحتملة وكيفية معالجتها. الدليل المرجعي لإدارة MEAL (MEAL Manual): يوضح المفهوم، الأدوار الرئيسية، وعلاقة الإدارة بالمشاريع المختلفة. دليل الموظف الجديد (Quick Guide): دليل مختصر للموظف الجديد يساعده على فهم المهام الأساسية والنماذج المستخدمة بسرعة. المحور الرابع: تطوير الأدوات والنماذج مراجعة وتحديث وتوحيد كافة النماذج والأدوات وتشمل: خطط المتابعة والتقييم، أدوات جمع وضمان جودة البيانات، استمارات الزيارات الميدانية، استبيانات خط الأساس والنهاية، استبيانات ما بعد التوزيع (PDM)، نماذج الشكاوى والتغذية الراجعة، سجلات المؤشرات والأنشطة والمستفيدين، ونماذج الدروس المستفادة وقصص النجاح، بالإضافة إلى قوالب التقارير الشهرية والربع سنوية. المحور الخامس: إنشاء قواعد البيانات تصميم قواعد بيانات عملية ومنظمة (على برنامج Excel) للمستفيدين، الأنشطة، المؤشرات، الشكاوى، والتغذية الراجعة، مع إعداد آلية واضحة لإدارة دورة انتقال البيانات وحفظها وإجراء النسخ الاحتياطي والأرشفة لحمايتها. المحور السادس: سياسة إدارة البيانات وحمايتها إعداد سياسة واضحة لإدارة البيانات ومشاركتها داخل المؤسسة، تشمل آليات الحفظ، سرية المعلومات وحماية البيانات الحساسة، صلاحيات الوصول، وضمان الأرشفة الآمنة. المحور السابع: مراجعة خطة المتابعة والتقييم للخطة الاستراتيجية مراجعة وتحديث خطة المتابعة والتقييم الحالية الخاصة بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة، بما يشمل المؤشرات المؤسسية، أدوات القياس، وسائل التحقق، وأدوار التنفيذ وفق أفضل الممارسات الدولية. المحور الثامن: بناء القدرات وتدريب الموظفين إعداد وتقديم برنامج تدريبي متكامل وبناء قدرات فريق العمل في: أساسيات MEAL، الإطار المنطقي (Logframe)، المؤشرات، جمع البيانات وتنظيفها وضمان جودتها، تحليل البيانات، كتابة التقارير، والمصطلحات الدولية للـ MEAL. المحور التاسع: التطبيقات والبرامج الرقمية تدريب الفريق الفني عملياً على استخدام: KoboToolbox، و Advanced Microsoft Excel، و Microsoft Forms، و SharePoint (عند الحاجة)، مع توضيح الفروق بين البرامج المجانية والمدفوعة. المحور العاشر: التدريب العملي والإشراف المباشر (Coaching) تقديم التوجيه والإرشاد العملي (Coaching) للموظفين من خلال تكليفهم بمهام عملية، ومراجعة مخرجاتهم، وتصحيح الأخطاء، وتقديم التغذية الراجعة الفنية المستمرة لضمان قدرتهم على تنفيذ العمل باستقلالية. المحور الحادي عشر: دور إدارة الـ MEAL في تنمية الأعمال والمشاريع توضيح وتفعيل دور إدارة الـ MEAL في دورة حياة المشاريع وتنمية الأعمال وتشمل: دراسات الاحتياج، تصميم المشاريع، صياغة الإطار المنطقي، تطوير المؤشرات، المساهمة في إعداد مقترحات المانحين، قياس نتائج المشاريع، وتوفير أدلة الأثر لجذب مانحين جدد وتأمين فرص تمويلية جديدة. المحور الثاني عشر: نقل المعرفة وخطة التطوير المستقبلية تنفيذ جلسات تدريبية للإدارة التنفيذية والبرامج لشرح دور إدارة MEAL، المسؤوليات، وصلاحيات التنسيق. مع ضمان النقل الكامل للمعلومات وتطوير خطة تنموية لإدارة الـ MEAL تغطي (12) شهراً مستقبلياً البنود التعاقدية سيكون الاستشاري المختار مسؤول عن توفير جميع الدعم الفني اللازم لضمان التنفيذ السلس والفعّال للمحاور المطلوبة واي متطلبات اخرى. وستتولى المؤسسة مسؤولية إدارة الاستشاري. المخرجات والمستندات المطلوبة التقارير: تقرير تقييم الوضع الحالي وتحليل الفجوات، خطة تطوير إدارة MEAL لـ 12 شهراً، تقارير التدريب، تقرير التدريب العملي والإشراف (Coaching)، تقرير جلسة التوعية المؤسسية، والتقرير النهائي للاستشارة. الأدلة والإجراءات: دليل إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، الدليل المرجعي لـ MEAL، ودليل الموظف الجديد. الأدوات والأطر التنظيمية: بطاقات الوصف الوظيفي المعتمدة، مصفوفة الصلاحيات (RACI Matrix)، النماذج والأدوات الموحدة بالكامل، والنسخة المحدثة لخطط المتابعة الاستراتيجية للمؤسسة. قواعد البيانات والسياسات: هيكل قواعد البيانات الجاهزة للعمل، سياسة إدارة البيانات وحمايتها وسريتها. الملفات الأصلية: تسليم جميع المخرجات والملفات بصيغها الأصلية القابلة للتعديل (Word, Excel, PowerPoint). . المؤهلات المطلوبة درجة البكالوريوس كحد أدنى في تخصص ذي صلة، ويفضل درجة الماجستير. خبرة لا تقل عن خمس (5) سنوات في مجال المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL). خبرة مثبتة في تأسيس أو تطوير أنظمة أو إدارات MEAL. خبرة في إعداد الأدلة، السياسات، الإجراءات التشغيلية، النماذج، وخطط المتابعة والتقييم. خبرة في إدارة وتحليل البيانات، إعداد التقارير، واستخدام الأدوات الرقمية ذات الصلة. خبرة في التدريب، بناء القدرات، ونقل المعرفة لفريق العمل. خبرة سابقة في العمل مع المنظمات المحلية أو الدولية، ويفضل في السياق اليمني. الإطار الزمني والجدول والتقييم سيكون الاستشاري المختار مسؤول عن تنفيذ للمحاور المطلوبة واي متطلبات اخرى خلال فترة تنفيذ المشروع الممتدة من 01 اغسطس إلى 30 نوفمبر 2026، وذلك بالتنسيق مع PASS المتطلبات والتقييم المؤهلات والخبرة العامة 15% الخبرة العامة في الـ MEAL (أعوام 5 كحد أدنى) 25% خبرة سابقة في تأسيس الأنظمة والأدلة 25% المنهجية وخطة العمل 15% الخبرة في التدريب والتوجيه التنفيذي 10% العرض المالي 10% منهجية المتابعة لضمان المساءلة والجودة وقياس أثر التنفيذ، ستُطبّق المنهجية التالية: الإشراف المباشر تتبع المشاركة الاختبارات والتقييمات التقارير المجمعة سيقوم الاستشاري بإعداد تقارير شهرية وختمية موجزة توضح تقدم التنفيذ، والنتائج، وملاحظات، والتحديات، والتوصيات للتحسين المستقبلي. جدول الدفعات يتم الدفع الجزئي (على شكل دفعات) من قيمة العقد عند القبول بمجاور المخرجات وتقديم التقارير، بما في ذلك توثيق التدريب، والتقارير، والمواد المرئية. وعند اكمال العمل بشكل نهائي يتم دفع الجزء المتبقي. ملاحظة: سيتم اعتماد بند المخصص المالي في عقد العمل بعملة (الجنية الإسترليني GBP)، إلا أن عملية الدفع الفعلية ستتم بعملة الدولار الأمريكي، بعد مصارفه المبلغ من الجنيه الإسترليني إلى الدولار الأمريكي وفقًا لسعر الصرف المعتمد يوم الجمعة من كل أسبوع على موقع OANDA المرفق رابطه في الأسفل: https://www.oanda.com/currency-converter/en/?from=GBP&to=USD&amount=1 التقارير والتنسيق سيقوم الاستشاري بالتنسيق بشكل وثيق مع فريق PASS المدير التنفيذي مدير البرامج ضابط البرامج منسق المشروع ضابط MEAL التنوع والمساواة والشمول يبدأ تحقيق مهمتنا من الطريقة التي نبني بها فريقنا ونعمل معًا. من خلال التزامنا بإثراء منظمتنا بأشخاص من أصول ومعتقدات وخلفيات وطرق تفكير مختلفة، نصبح أكثر قدرة على الاستفادة من القوة الجماعية لفرقنا وحل أكثر التحديات العالمية تعقيدًا. نسعى إلى خلق ثقافة مبنية على الثقة والاحترام، حيث يساهم الجميع بوجهات نظرهم وذواتهم الحقيقية، ويحققون إمكاناتهم كأفراد وفرق، ويتعاونون لإنجاز أفضل أعمال حياتهم. ندرك أن التنوع والشمول رحلة مستمرة، ونحن ملتزمون بالتعلم والاستماع والتطور لنصبح أكثر تنوعًا وعدالة وشمولًا مما نحن عليه اليوم فرص العمل المتكافئة نحن ملتزمون بتوفير بيئة تحترم السلامة النفسية وتوفر فرص عمل متكافئة للجميع. لا نمارس أو نتسامح مع أي تمييز على أساس العرق، اللون، الهوية الجنسية، التعبير الجنسي، الدين، العمر، التوجه الجنسي، الأصل الوطني أو العرقي، الإعاقة (بما في ذلك حالة فيروس نقص المناعة البشرية/الإيدز)، الحالة الاجتماعية، أو أي فئة محمية أخرى في المواقع التي نعمل بها. الصون والأخلاقيات من المتوقع من أعضاء فريق PASS دعم جميع الجهود المبذولة لتحقيق المساءلة، لا سيما تجاه أصحاب المصلحة والمعايير الدولية التي توجه العمل المجتمعي والإغاثي والتنموي الدولي، مع إشراك المجتمعات بشكل فعال كشركاء متساوين في تصميم ومراقبة وتقييم مشاريعنا الميدانية. كما يُتوقع من أعضاء الفريق الالتزام بالسلوك المهني واحترام القوانين والعادات المحلية، بالإضافة إلى سياسات وإجراءات وقيم PASS في جميع الأوقات وفي جميع المواقع داخل البلد. Project Name: Promoting Access to Justice (PAJ) Phase II Timeframe: From 01 August to 30 Nov, 2026 Project Location(s): Aden and Taiz Governorate Required Service: MEAL Specialist Consultant Duty Station: Aden, Yemen or Remotely (Based on qualification; Aden residency not mandatory) Background PASS Foundation for Sustainable Communities seeks to enhance corporate governance systems and improve the quality of program and project management by developing the existing Monitoring, Evaluation, Accountability, and Learning (MEAL) management system and completing the establishment of its systems and tools in an institutional and organized manner. This ensures that the management operates according to best practices and international standards. The Foundation aims to develop an integrated institutional system for managing MEA processes, including policies, procedures, operational manuals, forms, databases, and staff capacity building. This will ensure improved quality of project implementation, enhanced evidence-based decision-making, leveraging lessons learned, and responsiveness to donor requirements. To achieve this, the Foundation wishes to contract with a specialized consultant to establish the management system, develop its systems, and transfer knowledge to the team to ensure the sustainability of the management after the consultation period ends. The need to contract with a specialized consultant in MEAL arises from the nature of the Foundation's current projects, including the Legal Clinic project, which requires a clear institutional system for managing sensitive data, monitoring indicators, measuring results, documenting lessons learned, and enhancing accountability and feedback mechanisms. General Purpose Complete the establishment and development of the existing Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL) department, build the necessary systems, procedures and tools to operate it, and develop the capabilities of the staff, in order to ensure the existence of a department capable of providing technical support to the organization and its projects in an independent and effective manner. Specified Objectives 1. Complete the establishment and development of the existing Monitoring, Evaluation, Accountability, and Learning (MEAL) department, including asses