ضابط اللوجستيك at YDH

Job Title Logistics Officer ضابط اللوجستيك عنوان الوظيفة Location Marib مـــــــــــــــــــــأرب الموقع Hours Full-time دوام كامل عدد الساعات Reporting to Project Manager, مدير المشروع ومدير اللوجستك والمشتريات تقديم التقارير الى: Duration (8 Months) 8 اشهر الفترة الزمنية مؤسسة يماني للتنمية والاعمال الإنسانية: YDH هي مؤسسة مجتمع مدني مستقلة وغير ربحية، تأسست في 1 – يناير – 2013 م، تهتم بالأعمال التنموية والتدخلات الإنسانية وتسعى لتخفيف معاناة الإنسان وتقديم الخدمات الإنسانية والتنموية في اليمن. الغرض من الوظيفة: القيام بعمليات الشراء المتعلقة بالمشروع، و تتبع العناصر المشتراة من المراحل الأولية إلى المراحل النهائية لضمان مطابقتها للجودة والمواصفات والوصول في الوقت المحدد والتسليم إلى منطقة العمليات. المسؤوليات: اللوجستية والتنسيق التنسيق بشكل وثيق مع الجهات المختصة وموظفي المشروع في تخطيط وإدارة الحركة اليومية للمركبات والنقل. تنظيم والحفاظ على السجلات المحوسبة التي تحتوي على معلومات البائع والعطاءات بطريقة يسهل الرجوع اليها عند الحاجة. معالجة الطلب في أوامر الشراء واتمام إجراءات الشراء. تلقي وتقييد سجل العطاء، والبريد كما هو مطلوب، وتنظيم العطاءات للمراجعة من قبل إدارة المشروع. التواصل مع البائعين فيما يتعلق بالأسعار، وتوافر المنتجات وجلبها، ومتابعة توريدها . دعم تنفيذ أنشطة المشروع بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: المشتريات والنقل والتوزيع والتخزين وإدارة المركبات والأصول المشتريات والمناقصات ضمان الامتثال الصارم لأنشطة المشتريات والعطاءات مع سياسات YDH والجهات المانحة لها واللوائح والإجراءات تطوير أفضل الممارسات لتحسين جودة وشفافية عمليات الشراء لدى YDH تنظيم عمليات الشراء والعطاءات بما في ذلك إعداد وثائق الشراء بالتنسيق الوثيق مع فريق المشروع، تأكد من تنفيذ خطة مشتريات المشروع. التفاوض على شروط العقود: إعداد أداة تعقب المشتريات الأسبوعية، وضمان التسليم في الوقت المناسب للإمدادات والمواد المشتراة والمدفوعات وأعمال المستودعات (عند الاقتضاء) إعداد وصيانة سجل الأصول والمخزون. حركة النقل بالتنسيق مع مسؤول الأمن والسلامة، التحقق مما إذا كانت المركبات تلبي معايير السلامة ومجهزة بشكل مناسب وتتم صيانتها بشكل جيد. التحقق من الحركة الفعلية مقابل السجلات المقدمة. (عند الطلب) وظائف التوثيق والتدقيق التأكد من أن جميع وثائق المشتريات كاملة ومتوافقة مع اللوائح الداخلية لـ YDH، مع إيلاء اهتمام خاص لوثائق المشتريات والعطاءات بالإضافة إلى وثائق إدارة الأصول الحفاظ على تخزين الوثائق اللوجستية في كل من النسخ الورقية والأرشفة الإلكترونية المؤهلات والخبرات والمهارات: درجة البكالوريوس في ادارة الاعمال او التجارة، أو شهادة معتمدة في إدارة سلاسل التوريد والمشتريات. سنتين على الأقل من الخبرة المهنية في العمل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات الدولية غير الحكومية في منصب مماثل. مهارات تحليلية لاتجاهات السوق. مهارات اتصال وتفاوض قوية. مهارات التخطيط والتنظيم والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على المرونة والتكيف مع التغيرات المحتملة بعمليات الشراء. القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة القدرة على اعداد التقارير الدورية عن المشتريات والدراسات اللازمة لقسم المشتريات. إجادة التعامل مع برامج الحاسوب والمهارات المحاسبية. ظروف العمل: نظرًا لطبيعة الأنشطة والمناطق التي تعمل فيها YDH، قد تضطر إلى العمل في ظل ظروف العمل / السفر / الإقامة العادية / الصعبة. يجب أن يكون المتقدم للوظيفة قادرًا على العمل خارج موقع المكتب ولفترات طويلة. Yamany Foundation for Development and Humanitarian Work (YDH): An independent and non-profit civil society foundation, founded on 1, January, 2013, concerned with development work and humanitarian interventions and seeks to alleviate human suffering and provide humanitarian and development services in Yemen. Job Purpose: Carry out procurement related to the project, and track the purchased items from the initial to the final stages to ensure that they match the quality and specifications and arrive on time and are delivered to the area of operations. Responsibilities: Logistics and Coordination Coordinate closely with stakeholders and project staff in planning and managing the daily movement of vehicles and transportation. Organize and maintain computerized records containing vendor and tender information in a way that is easily retrievable when needed. Process requests in purchase orders and complete purchasing procedures. Receive and restrict the tender record, mail as required, and organize the tenders for review by the project management. Communicate with vendors regarding prices, product availability, and delivery, and follow up on their supply. Support the implementation of project activities including, but not limited to: procurement, transportation, distribution, storage, and vehicle and asset management. Procurement and Tenders Ensure strict compliance of procurement and tender activities with YDH, donor, and regulatory policies, regulations, and procedures. Develop best practices to improve the quality and transparency of YDH procurement processes. Organize procurement and tender processes, including preparation of procurement documentation in close coordination with the project team. Ensure implementation of the project procurement plan. Negotiate Contract Terms. Prepare a weekly procurement tracking tool, ensuring timely delivery of purchased supplies and materials, payments, and warehouse operations (as applicable). Prepare and maintain asset and inventory records. Transportation Movement In coordination with the Security and Safety Officer, verify that vehicles meet safety standards, are properly equipped, and are well-maintained. Verify actual movement against records provided. (when needed) Documentation and Auditing Responsibilities Ensure that all procurement documentation is complete and compliant with YDH internal regulations, with special attention to procurement and tender documentation in addition to asset management documentation. Maintain storage of logistics documentation in both hard copy and E-archiving. Qualifications, experience, and skills: Bachelor’s degree in business administration or commerce, or an accredited certificate in supply chain management and procurement. At least two years of experience working with NGOs/INGOs in a similar position. Analytical skills for market trends. Strong communication and negotiation skills. Planning and organization skills, attention to detail, and the ability to be flexible and adapt to potential changes in purchasing operations. Ability to work effectively under pressure in a fast-paced environment The ability to prepare periodic reports on purchases and studies necessary for the procurement department. Proficiency in using computer programs and accounting skills. Working conditions: Due to the nature of activities and areas where YDH operates, you might have to work below normal/difficult working/travel/accommodation conditions. The applicant is required to be able to work out of office location, and for extended periods.